Управляемое выставление счетов и работа с поступлениями
Аутсорсинг дебиторской задолженности
Upstream BPO обеспечивает операции по дебиторской задолженности: администрирование выставления счетов, разнесение поступлений, обновление просрочки, работу с клиентскими счетами, маршрутизацию споров и отчётность. Программы выполняются в рамках утверждённых заказчиком кредитных, взыскательных и коммуникационных политик.
Аутсорсинг дебиторской задолженности — это администрирование выставления счетов, разнесение поступлений, работа с просрочкой, маршрутизация споров и отчётность по расчётам по правилам, определённым заказчиком.
Подходит компаниям, которым нужно структурное администрирование расчётов, регулярная работа по счетам клиентов и понятная картина по просрочке и исключениям в платежах.
Что входит в модель
- Администрирование выставления счетов
- Разнесение поступлений
- Работа с просрочкой
- Маршрутизация споров и отчётность
Что входит в услугу
Мы ведём расчёты с клиентами от выставления счёта до отчётности: поддерживаем утверждённые записи по выставлению счетов и их статусы, обновляем данные по клиентам и договорам, разносим поступления по правилам платёжных ссылок и допусков заказчика, готовим работу с нераспределёнными поступлениями, ведём категории просрочки и статусы, выполняем согласованную работу по счетам клиентов в рамках политики заказчика, документируем и передаём споры и готовим отчётность по остаткам, просрочке и исключениям. Кредитные лимиты, условия оплаты, списания и юридическая эскалация остаются за заказчиком.
Где работа с дебиторской задолженностью чаще всего даёт сбой
Записи по выставлению счетов неполные или разнородные
Неполные или несогласованные записи по выставлению счетов задерживают обновление данных по клиентам, отчётность и коммуникацию с клиентом.
Поступления остаются нераспределёнными
Нераспределённые поступления снижают прозрачность по остаткам и требуют контролируемого разбора, сопоставления и эскалации.
Нерегулярная работа с просрочкой
Нерегулярная работа с просрочкой затрудняет единообразный разбор статуса счёта, следующих шагов и ответственности.
У споров и кредитных решений нет ответственного
Споры и кредитные решения требуют чёткой ответственности со стороны заказчика, чтобы команда обработки не выходила за пределы предоставленных полномочий.
Направления работы
Состав задач и объём процессов определяются вашими системами, кредитной политикой и согласованными границами услуги.
Администрирование выставления счетов
Поддержание утверждённых записей по выставлению счетов и обновлений по процессу: выставление счетов, записи, статус.
Обновление данных по клиентам
Поддержание разрешённой информации по клиентам и их счетам: реквизиты счёта, контакты, статус.
Разнесение поступлений
Разнесение утверждённых поступлений по ссылкам и правилам, определённым заказчиком: поступления, платёжные ссылки, сопоставление.
Поддержка учёта поступлений
Подготовка процессов по учёту поступлений и работе с нераспределёнными суммами: записи о поступлениях, нераспределённые суммы, проверка.
Работа с просрочкой
Поддержание категорий просрочки, статусов и видимости дальнейших действий: просрочка, статус, следующие шаги.
Работа по счетам клиентов
Проведение согласованной работы по счетам клиентов в рамках политики заказчика: коммуникации, задачи, эскалация.
Маршрутизация споров
Документирование и передача споров по счетам и расчётам: споры, подтверждающие материалы, ответственность.
Отчётность и поддержка сверок
Подготовка отчётности по состоянию расчётов, просрочке и сверкам: отчёты, остатки, исключения.
Модель работы
Кредитные лимиты, условия оплаты, списания и юридическая эскалация остаются за заказчиком.
Правила разнесения поступлений
Поступления сопоставляются с открытыми счетами по правилам платёжных ссылок и допусков заказчика, а нераспределённые суммы отражаются в отчётности.
Работа с просрочкой
Просрочка ведётся и отражается в отчётности, а последующие действия выполняются с периодичностью и по маршруту эскалации, заданным заказчиком.
Работа с клиентами
Последующие контакты идут с периодичностью, по каналам и по порядку эскалации, определённым заказчиком, и в согласованной тональности.
Границы полномочий
Решения принимает заказчик. Кредитные лимиты, условия оплаты, списания и юридическая эскалация остаются за заказчиком.
Работа со спорами
Спорные счета фиксируются с указанием причины и подтверждающих материалов, передаются ответственному со стороны заказчика и отслеживаются до разрешения.
Работа в ваших системах
Команда работает в системах, которыми владеет или которые одобрил заказчик, при согласованных правах, процедурах и требованиях к отчётности. Поддержка любой произвольной платформы не подразумевается.
От разбора процесса до промышленной работы
Правила выставления счетов, разнесения поступлений, коммуникационные политики, объёмы, пороги качества и сроки наращивания определяются проектом.
Разбор процессов и нагрузки
Фиксируем процессы выставления счетов, объёмы, клиентскую базу, системы и кредитную политику.
Описание правил и контролей
Документируем правила разнесения поступлений, категории просрочки, порядок работы с клиентами и маршруты споров.
Проектирование решения и команды
Определяем структуру команды, надзор, контроль качества, обучение, отчётность и требуемую мощность.
Документация и доступы
Готовим процедуры, рабочие инструкции, права в системах, очереди и защищённый доступ.
Обучение и калибровка
Обучаем команду на утверждённых материалах, учебных случаях, аттестациях и проверке под наблюдением.
Ограниченный пилот
Проверяем процессы выставления счетов, правила разнесения, маршрутизацию споров и отчётность на выбранном участке учёта.
Наращивание мощности
Расширяем мощность и охват клиентской базы по подтверждённой готовности и требованиям к услуге.
Постоянная оптимизация
Разбираем долю нераспределённых поступлений, динамику просрочки, причины споров и обратную связь по правилам.
Типичные сценарии
Чаще всего дебиторскую задолженность передают на аутсорсинг в следующих ситуациях.
Администрирование выставления счетов
Поддержание утверждённых процессов по выставлению счетов и работе с клиентскими счетами.
Разнесение поступлений
Сопровождение сопоставления поступлений и процессов их учёта.
Работа с просрочкой
Поддержание статуса просрочки, последующих действий и видимости следующих шагов.
Работа по счетам клиентов
Проведение согласованной работы по счетам клиентов в рамках политики заказчика.
Маршрутизация споров
Документирование и передача споров по счетам и расчётам.
Отчётность по расчётам
Подготовка сводок по просрочке, сверкам и исключениям.
Где идёт работа
- Учётные системы и ERP
- Системы выставления счетов
- Банковские выписки и платёжные ссылки
- Электронная почта
- Телефон
- Отчётность по просрочке
Отрасли
Чаще всего аутсорсинг дебиторской задолженности востребован в следующих отраслях.
- Технологии и SaaS
- Электронная коммерция и розница
- Телекоммуникации
- Банки и финансовые услуги
Работа на русскоязычных рынках
Счета и переписку с клиентами на русском языке обрабатывают сотрудники, работающие на русском языке, чтобы тон обращений, реквизиты и формулировки соответствовали ожиданиям рынка. Мы не заявляем о наличии офисов в странах, где их нет, и не предлагаем локальные команды внутри России. Языковой охват, режим работы и структура операций определяются проектом.
Данные и доступы
Границы полномочий, доступы к системам, правила общения с клиентами и порядок фиксации действий согласуются до старта и закрепляются письменно.
- Доступы открываются по принципу минимально необходимых прав
- Действия сотрудников фиксируются в ваших системах
- Кредитные решения и списания остаются за заказчиком
- Изменения процедур ведутся с контролем версий
Частые вопросы
- Что такое аутсорсинг дебиторской задолженности?
- Это администрирование выставления счетов, разнесение поступлений, работа с просрочкой, маршрутизация споров и отчётность по расчётам по правилам, определённым заказчиком.
- Поддерживаете ли вы выставление счетов?
- Да. Подготовка счетов, их отправка и обработка запросов по счетам ведутся по правилам, определённым заказчиком.
- Как разносятся поступления?
- Поступления сопоставляются с открытыми счетами по правилам платёжных ссылок и допусков заказчика, а нераспределённые суммы отражаются в отчётности.
- Ведёте ли вы учёт просрочки?
- Да. Просрочка ведётся и отражается в отчётности, а последующие действия выполняются с периодичностью и по маршруту эскалации, заданным заказчиком.
- Как определяется объём работы с клиентами?
- Последующие контакты идут с периодичностью, по каналам и по порядку эскалации, определённым заказчиком, и в согласованной тональности.
- Кто определяет кредитные условия и списания?
- Заказчик. Кредитные лимиты, условия оплаты, списания и юридическая эскалация остаются за заказчиком.
- Как передаются споры?
- Спорные счета фиксируются с указанием причины и подтверждающих материалов, передаются ответственному со стороны заказчика и отслеживаются до разрешения.
- Можно ли начать с пилота?
- Да. Пилот позволяет проверить процессы выставления счетов, правила разнесения, маршрутизацию споров и отчётность на выбранном участке учёта.
- Как масштабируются процессы по расчётам?
- Мощность планируется по количеству счетов, числу клиентов, доле споров и требуемой периодичности работы с задолженностью.
- Обеспечите ли вы взыскание или сроки оплаты?
- Нет. Управляемая программа даёт обученные команды, документированные контроли, процессы проверки и масштабируемую мощность, однако результат зависит также от качества первичных документов, систем, учётной политики, согласований, сложности операций и других факторов вне контроля команды.
Обсудить задачу по дебиторской задолженности
Расскажите о процессах выставления счетов, разнесении поступлений, работе с просрочкой, коммуникационных политиках, спорах, системах и объёме перевода. Мы вернёмся с оценкой и предложением по структуре работы.
Отправить заявку →