Управляемая работа со счетами поставщиков
Аутсорсинг кредиторской задолженности
Upstream BPO обеспечивает операции по кредиторской задолженности: приём счетов поставщиков, проверку, кодирование, сопоставление, маршрутизацию согласований, ведение счетов поставщиков и подготовку платёжных реестров. Команда работает по политикам, в системах и в пределах полномочий, утверждённых заказчиком.
Аутсорсинг кредиторской задолженности — это приём счетов, проверка, сопоставление, маршрутизация согласований, ведение расчётов с поставщиками и подготовка платежей по правилам, определённым заказчиком.
Подходит компаниям, которым нужна масштабируемая мощность обработки счетов, документированные контроли согласований и лучшая прозрачность по процессам кредиторской задолженности.
Что входит в модель
- Приём и регистрация счетов
- Проверка комплектности и кодирование
- Сопоставление с заказами и поступлениями
- Маршрутизация согласований и подготовка платежей
Что входит в услугу
Мы ведём счёт поставщика от поступления до подготовки платежа: принимаем и регистрируем документ по согласованным каналам, проверяем обязательные реквизиты, ссылки и подтверждающие материалы, применяем правила кодирования по счетам, юридическим лицам и центрам затрат, сопоставляем счёт с заказом и данными о поступлении в пределах допусков заказчика, направляем документ по маршруту согласования, ведём карточки поставщиков и их запросы, готовим данные для платёжного реестра и отчётность по статусам и срокам. Утверждение счетов и запуск платежа остаются за заказчиком.
Где кредиторская задолженность чаще всего даёт сбой
Счета поступают по разрозненным каналам
Разрозненный приём счетов затрудняет назначение ответственных, проверку комплектности и контроль очередей по поставщикам и юридическим лицам.
Исключения по кодированию и сопоставлению тормозят обработку
Исключения по кодированию и сопоставлению задерживают маршрутизацию согласований и требуют чётко назначенного ответственного за их разбор.
Нет прозрачности по согласованиям
Непонятный статус согласования не позволяет увидеть, какие счета готовы к оплате, какие заблокированы, а какие ждут проверки уполномоченным сотрудником.
Дубли и просроченные позиции повышают риск
Возможные дубли и просроченные позиции требуют документированных проверок, эскалации и решений по оплате, которые принимает заказчик.
Направления работы
Состав задач и объём процессов определяются вашими системами, правилами согласований и согласованными границами услуги.
Приём счетов
Получение и регистрация счетов поставщиков по утверждённым каналам: приём, регистрация, проверка источника.
Проверка счетов
Контроль обязательных реквизитов, ссылок и подтверждающих материалов: реквизиты, комплектность, подтверждающие документы.
Поддержка кодирования
Применение утверждённых соответствий по счетам, юридическим лицам и центрам затрат: кодирование, юридические лица, центры затрат.
Сопоставление с заказами
Сверка счетов с утверждёнными данными заказа или поступления: сопоставление с заказом, поступления, исключения.
Маршрутизация согласований
Направление счетов по маршрутам проверки и согласования, определённым заказчиком: маршрут, согласующие, статус.
Ведение расчётов с поставщиками
Поддержание утверждённых карточек поставщиков и работа с их запросами: реквизиты поставщика, запросы, обновления.
Подготовка платёжных реестров
Подготовка утверждённых данных для платёжного реестра без полномочий на запуск платежа: платёжные файлы, проверки, передача.
Отчётность и контроль сроков
Подготовка отчётности по статусам, срокам и исключениям: сроки задолженности, статус, отчёты.
Модель работы
Команда готовит и маршрутизирует; утверждение счетов и запуск платежа остаются за заказчиком.
Правила проверки и допуски
Счета проверяются на комплектность и сопоставляются с заказом и данными о поступлении в пределах допусков заказчика; расхождения ставятся в очередь исключений.
Согласование и запуск платежа
Решения принимает заказчик. Назначенные согласующие утверждают счета и запускают платёж, а команда готовит и маршрутизирует документы.
Работа с поставщиками
Карточки поставщиков, их запросы и сверка выписок ведутся по процедурам, утверждённым заказчиком.
Дубли и просрочка
Предполагаемые дубли помечаются, а не оплачиваются, а просроченные позиции отражаются в отчётности с указанием срока и поставщика для решения заказчика.
Подготовка платежей
Команда готовит и передаёт платёжные файлы на утверждение заказчику. Запуск платежа остаётся за заказчиком.
Работа в ваших системах
Команда работает в системах, которыми владеет или которые одобрил заказчик, при согласованных правах, процедурах и требованиях к отчётности. Поддержка любой произвольной платформы не подразумевается.
От разбора процесса до промышленной работы
Каналы приёма, правила сопоставления, маршруты согласований, объёмы, пороги качества и сроки наращивания определяются проектом.
Разбор процессов и нагрузки
Фиксируем каналы приёма счетов, объёмы, поставщиков, системы и правила согласований.
Описание правил и контролей
Документируем правила проверки, кодирования, допуски сопоставления и маршруты исключений.
Проектирование решения и команды
Определяем структуру команды, надзор, контроль качества, обучение, отчётность и требуемую мощность.
Документация и доступы
Готовим процедуры, рабочие инструкции, права в системах, очереди и защищённый доступ.
Обучение и калибровка
Обучаем команду на утверждённых материалах, учебных счетах, аттестациях и проверке под наблюдением.
Ограниченный пилот
Проверяем приём счетов, правила сопоставления, работу с исключениями и отчётность до расширения объёма.
Наращивание мощности
Расширяем мощность и охват поставщиков по подтверждённой готовности и требованиям к услуге.
Постоянная оптимизация
Разбираем долю исключений, скорость согласований, просрочку и обратную связь по правилам.
Типичные сценарии
Чаще всего кредиторскую задолженность передают на аутсорсинг в следующих ситуациях.
Приём счетов
Получение, регистрация и маршрутизация счетов поставщиков.
Проверка и кодирование
Контроль реквизитов и применение утверждённых соответствий по счетам.
Сопоставление с заказами
Сверка счетов с утверждёнными данными заказа и поступления.
Маршрутизация согласований
Проведение документов по определённым маршрутам проверки и согласования.
Подготовка платёжных реестров
Подготовка утверждённых данных для платежа без полномочий на его запуск.
Контроль сроков задолженности
Подготовка отчётности по статусам, срокам и исключениям.
Где идёт работа
- Системы обработки счетов
- Учётные системы и ERP
- Порталы и почта поставщиков
- Системы согласований
- Очереди исключений
- Отчётность по срокам задолженности
Отрасли
Чаще всего аутсорсинг кредиторской задолженности востребован в следующих отраслях.
- Технологии и SaaS
- Электронная коммерция и розница
- Телекоммуникации
- Банки и финансовые услуги
Работа на русскоязычных рынках
Счета и переписку с поставщиками на русском языке обрабатывают сотрудники, работающие на русском языке, чтобы наименования контрагентов, реквизиты и назначения платежей соответствовали ожиданиям рынка. Мы не заявляем о наличии офисов в странах, где их нет, и не предлагаем локальные команды внутри России. Языковой охват, режим работы и структура операций определяются проектом.
Данные и доступы
Границы полномочий, доступы к системам, правила обращения с платёжными данными и порядок фиксации действий согласуются до старта и закрепляются письменно.
- Доступы открываются по принципу минимально необходимых прав
- Действия сотрудников фиксируются в ваших системах
- Запуск платежа остаётся за заказчиком
- Изменения правил обработки ведутся с контролем версий
Частые вопросы
- Что такое аутсорсинг кредиторской задолженности?
- Это приём счетов, проверка, сопоставление, маршрутизация согласований, ведение расчётов с поставщиками и подготовка платежей по правилам, определённым заказчиком.
- Может ли команда обрабатывать счета поставщиков?
- Да. Приём, проверка, сопоставление и маршрутизация согласований выполняются по правилам и допускам, определённым заказчиком.
- Как проверяются и сопоставляются счета?
- Счета проверяются на комплектность и сопоставляются с заказом и данными о поступлении в пределах допусков заказчика; расхождения ставятся в очередь исключений.
- Кто утверждает счета и запускает платёж?
- Заказчик. Назначенные согласующие утверждают счета и запускают платёж, а команда готовит и маршрутизирует документы.
- Ведёте ли вы расчёты с поставщиками?
- Да. Карточки поставщиков, их запросы и сверка выписок ведутся по процедурам, утверждённым заказчиком.
- Как обрабатываются дубли и просроченные позиции?
- Предполагаемые дубли помечаются, а не оплачиваются, а просроченные позиции отражаются в отчётности с указанием срока и поставщика для решения заказчика.
- Может ли команда готовить платёжные реестры?
- Да. Команда готовит и передаёт платёжные файлы на утверждение заказчику. Запуск платежа остаётся за заказчиком.
- Можно ли начать с пилота?
- Да. Пилот позволяет проверить приём счетов, правила сопоставления, работу с исключениями и отчётность до расширения объёма.
- Как масштабируются очереди по кредиторской задолженности?
- Мощность планируется по количеству счетов, доле исключений, скорости согласований и требуемому режиму покрытия.
- Обеспечите ли вы сроки оплаты или отсутствие дублей?
- Нет. Управляемая программа даёт обученные команды, документированные контроли, процессы проверки и масштабируемую мощность, однако результат зависит также от качества первичных документов, систем, учётной политики, согласований, сложности операций и других факторов вне контроля команды.
Обсудить задачу по кредиторской задолженности
Расскажите о каналах поступления счетов, правилах сопоставления, порядке согласований, работе с поставщиками, подготовке платежей и объёме перевода. Мы вернёмся с оценкой и предложением по структуре работы.
Отправить заявку →