Operaciones gestionadas de clientes, proveedores y administración
Upstream BPO acompaña a organizaciones de petróleo, gas y servicios energéticos en las consultas de clientes y proveedores, la documentación, los service desks, la administración financiera, el soporte de compras, la administración de personal y los procesos controlados de back office.
Upstream BPO asume la ejecución administrativa en sus sistemas: alta de proveedores, control documental, facturas y service desk. La autoridad técnica, de seguridad y regulatoria sigue siendo suya.
Adecuado para organizaciones que necesitan operaciones administrativas y de soporte estructuradas en proveedores, emplazamientos, proyectos, documentos y funciones de negocio, preservando la autoridad técnica, de seguridad y regulatoria.
Hablar de sus operaciones de servicios energéticosContexto del sector
El soporte a servicios energéticos puede mejorar la visibilidad administrativa en proveedores, documentación, finanzas y service desk sin transferir la autoridad de campo, ingeniería, seguridad o regulación.
El alcance, los emplazamientos, los sistemas, los permisos, los idiomas y los indicadores de servicio se acuerdan durante el diseño de la solución y se definen por proyecto.
Retos operativos
El alta de proveedores, la documentación acreditativa y los contratos viven en sistemas distintos.
A qué afecta
Afecta al plazo de alta, la integridad documental y la trazabilidad del expediente.
Ingeniería y operaciones dedican tiempo a aprobaciones, documentos y seguimiento de estados.
A qué afecta
Afecta a la producción técnica, el avance del proyecto y el foco del equipo.
Cada emplazamiento y proyecto aplica sus propios criterios de proceso, registro y escalado.
A qué afecta
Afecta a la consistencia del servicio, el diagnóstico de problemas y la visibilidad para la dirección.
Debe constar por escrito qué es administración y qué corresponde a especialistas autorizados.
A qué afecta
Afecta al riesgo normativo, la atribución de responsabilidad y la eficacia del control operativo.
Procesos
01
Atención de consultas de clientes y proveedores y tramitación del alta y las compras asociadas.
02
Control documental, tramitación de pedidos de compra y facturas y coordinación de la evidencia.
03
Operación del service desk y administración de turnos y registros de personal dentro de lo aprobado.
04
Informes acordados, seguimiento de plazos y coordinación de los escalados definidos.
Servicios relacionados
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Modelo operativo
El modelo depende de la distribución de emplazamientos, el volumen administrativo y los requisitos de control.
01
Personas asignadas al ámbito de proveedores, los tipos documentales, los proyectos, los idiomas y los escalados acordados.
02
Finanzas, service desk, calidad e informes pueden apoyarse en recursos compartidos cuando los permisos y la complejidad lo permiten.
03
Un núcleo dedicado se complementa con perfiles especializados o temporales durante los picos de proyecto.
04
El equipo opera en los entornos aprobados de proveedores, documentación, finanzas y colaboración.
01
Alta de proveedores, documentación acreditativa, mantenimiento de registros y seguimiento.
02
Tramitación, clasificación, seguimiento e informes de los documentos aprobados, sin criterio técnico.
03
Facturas, pedidos de compra, conciliaciones y tratamiento de excepciones.
04
Incidencias, solicitudes, prioridades, resolución y cierre para los usuarios y sistemas acordados.
05
Solicitudes de compra, administración de pedidos y coordinación con el proveedor.
06
Turnos, registros de personal y expedientes de proyecto con seguimiento de plazos.
Gobierno y control
01
La documentación de alta, las versiones documentales, los criterios de registro y la evidencia se aplican según lo establecido por el cliente.
02
Las facturas, las conciliaciones y la tramitación se revisan sobre una muestra, con calibración de evaluadores.
03
Los asuntos de criterio técnico, seguridad en el trabajo y riesgo ambiental se derivan a los especialistas autorizados.
04
Acumulación, plazos, dependencias externas y bloqueos recurrentes se consolidan según lo acordado.
01
El trabajo se realiza con los permisos, el tratamiento, la conservación y los procedimientos de baja aprobados por el cliente.
02
Las actuaciones se realizan en entornos controlados, con permisos de mínimo privilegio y retirada según lo acordado.
03
Esta página no implica certificación alguna en materia de seguridad o energía; esas determinaciones siguen siendo de los organismos autorizados.
El trabajo se realiza en los sistemas del cliente o en entornos aprobados por él, con los permisos efectivamente concedidos.
01
Sistemas de proveedores y compras aprobados para la recepción, la tramitación, el escalado y los informes.
02
El equipo utiliza, dentro de los permisos concedidos, los sistemas de control documental, imagen y finanzas aprobados.
03
Herramientas de service desk, turnos e informes con control de versiones y trazabilidad.
Puesta en marcha
Fase 01
Antes del diseño se revisan la estructura de proveedores, los tipos documentales, los emplazamientos, las excepciones, los sistemas y el reparto de responsabilidades.
Fase 02
Se fijan los procesos, los permisos, los criterios de registro, las responsabilidades de escalado, los estándares de calidad, las franjas horarias y las decisiones que siguen siendo del cliente.
Fase 03
Se determinan los perfiles dedicados, compartidos o híbridos, la supervisión, los idiomas, la propiedad del conocimiento y la capacidad necesaria.
Fase 04
En los entornos aprobados se preparan procedimientos, listas documentales, mensajes, plantillas de evaluación, permisos, materiales e informes.
Fase 05
Antes de la incorporación se cubren el conocimiento operativo, el lenguaje de comunicación, el registro, los circuitos de escalado y los ejemplos de calidad.
Fase 06
Un piloto limitado o un periodo de transición valida el alta de proveedores, el control documental, los procesos financieros, la calidad y los informes.
Fase 07
La cobertura de emplazamientos, proyectos, procesos e idiomas se amplía según la preparación y los requisitos acordados.
Fase 08
Se revisan las tareas recurrentes, los resultados de calidad, las lagunas documentales, la acumulación y los comentarios de las partes.
La duración de cada fase depende del número de emplazamientos, la complejidad documental y las integraciones, y se confirma tras el análisis de requisitos.
Por qué Upstream
01
Los perfiles de proveedores, documentación, finanzas y service desk se configuran alrededor de la operación real de cada proyecto.
02
Las actuaciones permitidas, el registro exigido, los escalados y las decisiones reservadas al cliente se acuerdan antes del lanzamiento.
03
Calibración, revisión de una muestra, análisis de acumulación y seguimiento de dependencias revelan los bloqueos recurrentes.
04
Las franjas horarias, los idiomas y los requisitos de emplazamiento se configuran sobre el alcance de proyecto acordado.
01
Los emplazamientos, el alcance de los proyectos, los husos horarios y las franjas de servicio se definen en cada proyecto.
02
Los procesos regionales y multilingües se organizan sobre los procedimientos operativos y los requisitos de control acordados.
03
El tratamiento de datos, la comunicación externa y los escalados mantienen los criterios aprobados en cada región.
Preguntas frecuentes
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