Administración estructurada de transacciones y libro mayor
Servicios de contabilidad
Upstream BPO presta apoyo gestionado a la contabilidad: preparación de asientos, codificación de cuentas, mantenimiento del libro mayor, conciliaciones y anexos de cierre de periodo. Los equipos siguen las políticas contables, las reglas del plan de cuentas y los procedimientos de revisión que usted aprueba.
El apoyo a la contabilidad cubre la preparación de asientos, la codificación de cuentas, el mantenimiento del libro mayor, las conciliaciones y el apoyo al cierre frente a su plan de cuentas.
Pensado para organizaciones que necesitan capacidad contable escalable, reglas de cuentas documentadas y una revisión estructurada de los registros financieros recurrentes.
Qué incluye el servicio
- Preparación de asientos y registros
- Codificación de cuentas y centros de coste
- Preparación de conciliaciones bancarias
- Anexos de cierre de periodo
Qué incluye el servicio
Llevamos el registro contable recurrente desde el documento origen hasta el anexo de cierre: preparamos los asientos a partir de documentación aprobada, aplicamos las reglas de plan de cuentas y centros de coste, mantenemos registros y estados, elaboramos anexos e información de soporte para la revisión autorizada, cotejamos los extractos bancarios, preparamos conciliaciones de cuentas y de terceros y mantenemos los calendarios de cierre. La política contable, el juicio profesional y la aprobación de asientos siguen correspondiendo a su función financiera.
Dónde falla habitualmente la contabilidad
Los registros llegan incompletos o con retraso
Los registros incompletos o tardíos debilitan la visibilidad del mayor, la preparación del reporting y la disposición para el cierre en todas las sociedades.
La codificación varía entre cuentas y sociedades
Una codificación inconsistente dificulta el análisis de saldos, el reporting por centro de coste y la revisión cuando las reglas difieren entre equipos o sociedades.
Las conciliaciones acumulan diferencias sin resolver
Las diferencias de conciliación sin resolver consumen tiempo de revisión y oscurecen si los saldos están completos, actualizados y soportados.
El cierre depende de intervención manual
La preparación manual del cierre aumenta la dependencia del conocimiento individual, de los calendarios y de la llegada puntual de la documentación de soporte.
Ámbito del servicio
La combinación de tareas y el alcance de los flujos dependen de su plan de cuentas, sus sistemas y los límites de servicio acordados.
Preparación de asientos
Preparar registros periódicos a partir de documentos y procedimientos aprobados, incluyendo documentos origen, campos de la transacción y evidencias de soporte.
Apoyo a la codificación de cuentas
Aplicar las correspondencias de cuenta y centro de coste que usted aprueba, incluyendo cuentas, sociedades y reglas de codificación.
Mantenimiento del libro mayor
Mantener registros, estados y flujos de apoyo al mayor aprobados, incluyendo actualizaciones, campos del mayor y estado.
Anexos de apoyo a los asientos
Preparar anexos e información de soporte para la revisión autorizada, incluyendo anexos, asientos periódicos y evidencias.
Preparación de conciliaciones bancarias
Cotejar los registros bancarios aprobados y preparar el soporte de la conciliación, incluyendo extractos, casación y diferencias.
Apoyo a conciliaciones de cuentas
Apoyar los flujos de conciliación de clientes, proveedores y cuentas, incluyendo auxiliares, saldos e investigación.
Anexos de fin de periodo
Preparar los anexos de cierre aprobados y la información de estado, incluyendo corte, anexos y seguimiento del cierre.
Organización de registros y evidencias
Mantener registros y documentos de soporte aprobados para su revisión, incluyendo evidencias, archivo y recuperación.
Modelo operativo
La política contable, el juicio profesional y la aprobación de asientos siguen correspondiendo a su función financiera.
Plan de cuentas y reglas de codificación
La codificación sigue su plan de cuentas y sus reglas de correspondencia, y las partidas sin correspondencia quedan en cola para su decisión.
Preparación de conciliaciones
Los saldos se cuadran contra los registros origen, las partidas conciliatorias se listan con detalle de soporte y las diferencias no resueltas se escalan.
Apoyo al cierre de periodo
El equipo prepara conciliaciones, anexos de soporte y listas de comprobación de cierre según su calendario.
Límites de actuación
Decide el cliente. La política contable, el juicio profesional y la aprobación de asientos siguen correspondiendo a su función financiera.
Trabajo dentro de sus sistemas
Los accesos, procedimientos, permisos por rol y responsabilidades de revisión se acuerdan en cada proyecto; no se presupone un acceso sin restricciones.
Controles de calidad
El muestreo de registros frente a las reglas de codificación, la revisión de conciliaciones, el seguimiento de retrabajo y las sesiones de mejora se configuran por proyecto.
Del análisis de requisitos a la operación en producción
El alcance de cuentas, las sociedades, los volúmenes, los sistemas, el calendario de cierre, los umbrales de calidad y los plazos de crecimiento se acuerdan por proyecto.
Revisión de requisitos y carga
Definimos cuentas, sociedades, documentos origen, volúmenes, sistemas y requisitos de conciliación.
Documentación de reglas y controles
Recogemos reglas de codificación, correspondencias de cuenta, circuito de conciliación y calendarios de cierre.
Diseño de solución y dotación
Definimos estructura de equipo, supervisión, calidad, formación, informes y capacidad necesaria.
Documentación y accesos
Preparamos procedimientos, instrucciones de trabajo, permisos en los sistemas contables, colas y acceso seguro.
Formación y calibración
Formamos al equipo con material aprobado, documentos de práctica, evaluaciones y revisión supervisada.
Piloto controlado
Validamos reglas de codificación, calidad de conciliación y apoyo al cierre sobre una sociedad o periodo definido.
Escalado de capacidad
Ampliamos capacidad y alcance de procesos según la preparación confirmada y los requisitos de servicio.
Mejora continua
Revisamos diferencias recurrentes, partidas sin correspondencia, plazos de cierre y retorno sobre las reglas.
Casos de uso habituales
Estas son las situaciones en las que se suele externalizar la contabilidad.
Apoyo a transacciones y libro mayor
Preparar registros de transacciones periódicos y flujos de apoyo al mayor.
Codificación de cuentas
Aplicar las correspondencias aprobadas de cuenta, sociedad y centro de coste.
Preparación de conciliaciones
Apoyar los flujos de conciliación bancaria y de cuentas.
Anexos de cierre de periodo
Preparar los anexos aprobados y la información de estado del cierre.
Organización de evidencias
Mantener los registros de soporte para la revisión autorizada.
Administración del libro mayor
Mantener registros aprobados y tareas periódicas de apoyo al mayor.
Dónde se trabaja
- Sistemas contables y ERP
- Extractos bancarios
- Libros auxiliares
- Repositorios de documentos origen
- Correo electrónico
- Anexos y calendarios de cierre
Sectores
La contabilidad externalizada se solicita con más frecuencia en estos sectores.
- Tecnología y SaaS
- Comercio electrónico y retail
- Telecomunicaciones
- Banca y servicios financieros
Atención a mercados hispanohablantes
Los documentos origen y la comunicación en español los tratan equipos que conocen las prácticas comerciales de los mercados correspondientes, incluido el grado de formalidad esperado en cada país. No afirmamos tener oficinas ni centros de producción en ningún país hispanohablante. La cobertura lingüística, los horarios y el modelo operativo se acuerdan por proyecto.
Datos y accesos
Los accesos a los sistemas contables, los permisos por rol, las responsabilidades de revisión y los requisitos de trazabilidad se confirman antes del inicio y se recogen por escrito.
- Los accesos se conceden con los permisos mínimos necesarios
- Las acciones del equipo quedan registradas en sus sistemas
- La aprobación de asientos sigue siendo del cliente
- Los cambios de reglas de codificación se registran con control de versiones
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es el apoyo a la contabilidad?
- Es la preparación de asientos, la codificación de cuentas, el mantenimiento del libro mayor, las conciliaciones y el apoyo al cierre frente a su plan de cuentas.
- ¿Qué flujos contables pueden asumir los equipos?
- Registro de transacciones, codificación, mantenimiento del mayor, conciliación bancaria y de cuentas de control, y anexos de cierre.
- ¿Los equipos pueden trabajar en nuestros sistemas contables?
- Sí. Los accesos, procedimientos, permisos por rol y responsabilidades de revisión se acuerdan en cada proyecto; no se presupone un acceso sin restricciones.
- ¿Cómo se gestionan los códigos de cuenta y los registros?
- La codificación sigue su plan de cuentas y sus reglas de correspondencia, y las partidas sin correspondencia quedan en cola para su decisión.
- ¿Cómo se preparan las conciliaciones?
- Los saldos se cuadran contra los registros origen, las partidas conciliatorias se listan con detalle de soporte y las diferencias no resueltas se escalan.
- ¿Pueden apoyar los calendarios de cierre de periodo?
- Sí. El equipo prepara conciliaciones, anexos de soporte y listas de comprobación de cierre según su calendario.
- ¿Quién controla la política contable y la aprobación de asientos?
- El cliente. La política contable, el juicio profesional y la aprobación de asientos siguen correspondiendo a su función financiera.
- ¿Se puede empezar con un piloto?
- Sí. Un piloto valida las reglas de codificación, la calidad de las conciliaciones y el apoyo al cierre sobre una sociedad o periodo definido.
- ¿Cómo se escalan los flujos contables más grandes?
- La capacidad se planifica a partir del volumen de transacciones, el número de sociedades, el alcance de las conciliaciones y la frecuencia de cierre.
- ¿Pueden garantizar precisión o los tiempos de cierre?
- No. Un programa gestionado aporta equipos formados, controles documentados, flujos de revisión y capacidad escalable, pero el resultado depende también de la calidad del documento origen, los sistemas, las políticas contables, las aprobaciones, la complejidad de las transacciones y otros factores fuera del control del equipo.
Hablemos de su necesidad contable
Cuéntenos sus cuentas, sistemas, documentos origen, requisitos de conciliación, calendarios de cierre y alcance de la transición. Le responderemos con una evaluación y una propuesta de modelo de trabajo.
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