Opérations clients, fournisseurs et administratives gérées
Upstream BPO accompagne les acteurs du pétrole, du gaz et des services énergétiques sur les demandes des clients et des fournisseurs, la gestion documentaire, les service desks, l’administration financière, le support des achats, l’administration du personnel et les processus de back-office encadrés.
Upstream BPO prend en charge l’exécution administrative dans vos systèmes : référencement des fournisseurs, gestion documentaire, factures et service desk. L’autorité technique, de sécurité et réglementaire reste la vôtre.
Adapté aux organisations qui recherchent des opérations administratives et de support structurées sur les fournisseurs, les sites, les projets, les documents et les fonctions métier, tout en préservant l’autorité technique, de sécurité et réglementaire.
Parler de vos opérations de services énergétiquesContexte du secteur
Le support aux services énergétiques peut améliorer la visibilité administrative sur les fournisseurs, les documents, la finance et le service desk sans transférer l’autorité de terrain, d’ingénierie, de sécurité ou de réglementation.
Le périmètre, les sites, les systèmes, les droits d’accès, les langues et les indicateurs de service sont convenus lors de la conception de la solution et définis pour chaque projet.
Enjeux opérationnels
Le référencement des fournisseurs, les pièces justificatives et les contrats vivent dans des systèmes distincts.
Ce que cela affecte
Cela affecte le délai de référencement, l’intégrité documentaire et la traçabilité du dossier.
L’ingénierie et l’exploitation consacrent du temps aux validations, aux documents et au suivi des statuts.
Ce que cela affecte
Cela affecte la production technique, l’avancement du projet et l’attention de l’équipe.
Chaque site et chaque projet applique ses propres critères de processus, de saisie et d’escalade.
Ce que cela affecte
Cela affecte la cohérence du service, le diagnostic des problèmes et la visibilité pour la direction.
Ce qui relève de l’administration et ce qui relève de spécialistes autorisés doit être écrit.
Ce que cela affecte
Cela affecte le risque réglementaire, l’attribution des responsabilités et l’efficacité du contrôle opérationnel.
Processus
01
Traitement des demandes des clients et des fournisseurs et gestion du référencement et des achats associés.
02
Gestion documentaire, traitement des bons de commande et des factures et coordination des pièces.
03
Exploitation du service desk et administration des plannings et des dossiers de personnel dans le périmètre validé.
04
Reporting convenu, suivi des délais et coordination des escalades définies.
Services associés
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Modèle opérationnel
Le modèle dépend de la répartition des sites, du volume administratif et des exigences de contrôle.
01
Des collaborateurs affectés au périmètre fournisseurs, aux types documentaires, aux projets, aux langues et aux circuits d’escalade convenus.
02
Finance, service desk, qualité et reporting peuvent s’appuyer sur des ressources mutualisées lorsque les droits et la complexité le permettent.
03
Un noyau dédié complété par des profils spécialisés ou temporaires pendant les pics de projet.
04
L’équipe opère dans les environnements validés de fournisseurs, de documents, de finance et de collaboration.
01
Référencement, pièces justificatives, tenue des enregistrements et suivi.
02
Traitement, classement, suivi et reporting des documents validés, sans jugement technique.
03
Factures, bons de commande, rapprochements et traitement des dérogations.
04
Incidents, demandes, priorités, résolution et clôture pour les utilisateurs et systèmes convenus.
05
Demandes d’achat, gestion des commandes et coordination avec le fournisseur.
06
Plannings, dossiers de personnel et enregistrements de projet avec suivi des délais.
Gouvernance et contrôle
01
Les pièces de référencement, les versions documentaires, les critères de saisie et les justificatifs s’appliquent selon ce que vous avez établi.
02
Les factures, les rapprochements et le traitement sont relus sur un échantillon, avec calibrage des évaluateurs.
03
Les sujets de jugement technique, de sécurité au travail et de risque environnemental sont transmis aux spécialistes autorisés.
04
Retard accumulé, délais, dépendances externes et blocages récurrents sont consolidés selon ce qui est convenu.
01
Le travail s’effectue avec les droits, le traitement, la conservation et les procédures de sortie validés par le client.
02
Les actions s’effectuent dans des environnements encadrés, au moindre privilège nécessaire, avec retrait selon ce qui est convenu.
03
Cette page ne sous-entend aucune certification en matière de sécurité ou d’énergie ; ces qualifications restent du ressort des organismes autorisés.
Le travail s’effectue dans vos systèmes ou dans des environnements que vous avez validés, avec les droits effectivement accordés.
01
Systèmes fournisseurs et achats validés pour la réception, le traitement, l’escalade et le reporting.
02
L’équipe utilise, dans les limites des droits accordés, les systèmes de gestion documentaire, d’imagerie et de finance validés.
03
Outils de service desk, de planning et de reporting avec gestion des versions et traçabilité.
Démarrage
Phase 01
Avant la conception, on revoit la structure fournisseurs, les types documentaires, la répartition des sites, les dérogations, les systèmes et la répartition des responsabilités.
Phase 02
On fixe les processus, les droits, les critères de saisie, les responsabilités d’escalade, les standards de qualité, les plages horaires et les décisions qui restent au client.
Phase 03
On détermine les profils dédiés, mutualisés ou hybrides, l’encadrement, les langues, la propriété des connaissances et la capacité nécessaire.
Phase 04
Dans les environnements validés, on prépare les procédures, les listes documentaires, les éléments de langage, les grilles d’évaluation, les droits, les supports et le reporting.
Phase 05
Avant la mise en production, on couvre la connaissance opérationnelle, le langage de communication, la saisie, les circuits d’escalade et les exemples de qualité.
Phase 06
Un pilote limité ou une période de transition valide le référencement fournisseurs, la gestion documentaire, les processus financiers, la qualité et le reporting.
Phase 07
La couverture des sites, projets, processus et langues s’élargit selon la préparation et les exigences convenues.
Phase 08
On revoit les tâches récurrentes, les résultats qualité, les manques documentaires, le retard accumulé et les retours des parties prenantes.
La durée de chaque phase dépend du nombre de sites, de la complexité documentaire et des intégrations ; elle est confirmée après l’analyse des besoins.
Pourquoi Upstream
01
Les profils fournisseurs, documents, finance et service desk sont organisés autour de l’exploitation réelle de chaque projet.
02
Les actions permises, la saisie exigée, les escalades et les décisions réservées au client sont convenues avant le lancement.
03
Calibrage, relectures sur échantillon, analyse du retard accumulé et suivi des dépendances révèlent les blocages récurrents.
04
Les plages horaires, les langues et les exigences de site sont paramétrées sur le périmètre de projet convenu.
01
Les sites, le périmètre des projets, les fuseaux horaires et les plages de service sont définis pour chaque projet.
02
Les processus régionaux et multilingues sont organisés sur les procédures opérationnelles et les exigences de contrôle convenues.
03
Le traitement des données, la communication externe et les escalades conservent les critères validés dans chaque région.
Questions fréquentes
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