01
مسارات الموردين والمستندات معقدة ومتفرقة
يتوزع اعتماد الموردين والمستندات المؤيدة والعقود على أنظمة وجهات متعددة.
ما الذي يتأثر
يؤثر ذلك في مهلة الاعتماد واكتمال المستندات وقابلية تتبع الملف.
عمليات مُدارة للعملاء والموردين والأعمال الإدارية
خدمات BPO والدعم التشغيلي لقطاع النفط والغاز
ترافق Upstream BPO (تعهيد) مؤسسات النفط والغاز وخدمات الطاقة في استفسارات العملاء والموردين وضبط المستندات ومكاتب الخدمة والإدارة المالية ودعم المشتريات وإدارة شؤون الكوادر والأعمال الإدارية المحكومة.
تتولى Upstream تنفيذ الجانب الإداري داخل أنظمتكم: اعتماد الموردين وضبط المستندات والفواتير ومكتب الخدمة. وتبقى الصلاحيات التقنية وصلاحيات السلامة والتنظيم من اختصاصكم.
مناسب للمؤسسات التي تحتاج إلى أعمال إدارية ودعم منظم عبر الموردين والمواقع والمشاريع والمستندات والوظائف، مع الحفاظ على الصلاحيات التقنية وصلاحيات السلامة والتنظيم.
لنتحدث عن عمليات خدمات الطاقة لديكمسياق القطاع
أين يتكامل دعم خدمات الطاقة مع التشغيل
يمكن لدعم خدمات الطاقة أن يحسّن وضوح الأعمال الإدارية في الموردين والمستندات والشؤون المالية ومكتب الخدمة، دون نقل صلاحيات الميدان أو الهندسة أو السلامة أو التنظيم.
يُتفق على النطاق والمواقع والأنظمة والصلاحيات واللغات ومؤشرات الخدمة عند تصميم الحل، وتُحدَّد لكل مشروع على حدة.
التحديات التشغيلية
أكثر ما يتعثر في عمليات خدمات الطاقة
02
الفرق المتخصصة منشغلة بأعمال إدارية
تخصص الهندسة والتشغيل وقتًا للموافقات والمستندات ومتابعة الحالات.
ما الذي يتأثر
يؤثر ذلك في الإنتاج التقني وتقدّم المشروع وتركيز الفريق.
03
المواقع الموزعة تتطلب دعمًا موحدًا
يطبّق كل موقع ومشروع معاييره الخاصة في الإجراءات والتوثيق والتصعيد.
ما الذي يتأثر
يؤثر ذلك في اتساق الخدمة وتشخيص المشكلات ووضوح الصورة أمام الإدارة.
04
حدود السلامة والتنظيم يجب أن تكون صريحة
ينبغي أن يُكتب ما يندرج ضمن الأعمال الإدارية وما يعود إلى المختصين المخوّلين.
ما الذي يتأثر
يؤثر ذلك في المخاطر التنظيمية وتوزيع المسؤولية وفاعلية الرقابة التشغيلية.
مسارات العمل
المسارات التي يمكن لفريق خارجي تولّيها
01
إدارة الموردين والمقاولين
معالجة استفسارات العملاء والموردين وإدارة الاعتماد والمشتريات المرتبطة.
- استفسارات العملاء والموردين
- إدارة اعتماد الموردين
- إدارة المشتريات
- متابعة الموردين
02
المستندات والفواتير والدعم المالي
ضبط المستندات ومعالجة أوامر الشراء والفواتير وتنسيق الأدلة.
- دعم ضبط المستندات
- أوامر الشراء والفواتير
- التسوية المالية
- تنسيق الأدلة
03
مكتب الخدمة وشؤون الكوادر
تشغيل مكتب الخدمة وإدارة الجداول وسجلات الكوادر ضمن النطاق المعتمد.
- تشغيل مكتب الخدمة
- إدارة الجداول والكوادر
- استفسارات المستخدمين
- تصعيد الصلاحيات
04
التقارير والتصعيد المحكوم
التقارير المتفق عليها ومتابعة المهل وتنسيق حالات التصعيد المحددة.
- التقارير التشغيلية
- تنسيق التصعيد
- متابعة مهل السجلات
- دعم إدارة العميل
الخدمات المرتبطة
التركيبات الشائعة في مشاريع الطاقة
01
تعهيد الأعمال الإدارية
الاطلاع على الخدمة02
معالجة المستندات
الاطلاع على الخدمة03
تعهيد العمليات المالية والمحاسبية
الاطلاع على الخدمة04
تعهيد الذمم الدائنة
الاطلاع على الخدمة05
تعهيد الذمم المدينة
الاطلاع على الخدمة06
مكتب خدمات تقنية المعلومات
الاطلاع على الخدمة07
دعم مكتب المساعدة
الاطلاع على الخدمة08
دعم العملاء
الاطلاع على الخدمة09
الأمن السيبراني
الاطلاع على الخدمةنموذج التشغيل
كيف يُنظَّم الفريق
يعتمد النموذج على توزيع المواقع والحجم الإداري ومتطلبات الرقابة.
01
فريق مخصص للموردين والمستندات
كوادر مخصصة لنطاق الموردين وأنواع المستندات والمشاريع واللغات ومسارات التصعيد المتفق عليها.
02
كوادر مالية وخدمية مشتركة
يمكن أن تستند الشؤون المالية ومكتب الخدمة والجودة والتقارير إلى موارد مشتركة متى سمحت الصلاحيات ودرجة التعقيد.
03
دعم مختلط للمواقع
نواة مخصصة تُستكمل بكوادر متخصصة أو مؤقتة أثناء ذروات المشاريع.
04
العمل داخل أنظمة العميل
يعمل الفريق في بيئات الموردين والمستندات والشؤون المالية والتعاون المعتمدة.
حالات الاستخدام
01
إدارة الموردين والمقاولين
الاعتماد والمستندات المؤيدة وصيانة السجلات والمتابعة.
02
دعم ضبط المستندات
معالجة المستندات المعتمدة وتصنيفها ومتابعتها والتقرير عنها، دون تقدير تقني.
03
الإدارة المالية والفواتير
الفواتير وأوامر الشراء والتسويات ومعالجة الاستثناءات.
04
تشغيل مكتب الخدمة
الحوادث والطلبات والأولويات والإنجاز والإغلاق للمستخدمين والأنظمة المتفق عليها.
05
المشتريات وأوامر الشراء
طلبات الشراء وإدارة الأوامر والتنسيق مع المورد.
06
شؤون الكوادر والمشاريع
الجداول وسجلات الكوادر وسجلات المشاريع مع متابعة المهل.
الحوكمة والرقابة
كيف تُصان الرقابة
01
ضبط الموردين والمستندات
تُطبَّق مستندات الاعتماد وإصدارات المستندات ومعايير التوثيق والأدلة وفق ما تحددونه.
02
مراجعة الفواتير والإجراءات
تُراجَع الفواتير والتسويات والمعالجة على عيّنة، مع معايرة المراجعين.
03
التصعيد التقني وتصعيد السلامة
تُحال مسائل التقدير التقني وسلامة العمل والمخاطر البيئية إلى المختصين المخوّلين.
04
تقارير الطابور والارتباطات
يُجمَّع المتراكم والمهل والارتباطات الخارجية والعوائق المتكررة وفق المتفق عليه.
البيانات والخصوصية والأمن
01
سجلات الموردين والكوادر والشؤون المالية
يجري العمل وفق الصلاحيات وطرق المعالجة ومدد الاحتفاظ وإجراءات إنهاء الوصول المعتمدة من العميل.
02
بيئات محكومة وسحب الصلاحيات
تُنفَّذ الإجراءات في بيئات محكومة وفق أدنى صلاحية لازمة، وتُسحب الصلاحيات وفق المتفق عليه.
03
لا ادّعاء باعتماد في السلامة أو الطاقة
لا تتضمن هذه الصفحة أي ادّعاء باعتماد في مجال السلامة أو الطاقة؛ وتبقى تلك التقديرات لدى الجهات المخوّلة.
المنصات وبيئة الأنظمة
يجري العمل داخل أنظمتكم أو في بيئات تعتمدونها، وبالصلاحيات الممنوحة فعليًا.
01
أنظمة الموردين والمشتريات
أنظمة الموردين والمشتريات المعتمدة للاستقبال والمعالجة والتصعيد والتقارير.
02
المنصات المستندية والمالية
يستخدم الفريق، ضمن الصلاحيات الممنوحة، أنظمة ضبط المستندات والأرشفة والشؤون المالية المعتمدة.
03
مكتب الخدمة وأدوات الكوادر
أدوات مكتب الخدمة والجداول والتقارير مع إدارة الإصدارات والتتبّع.
الإطلاق والتهيئة
كيف يبدأ المشروع
المرحلة 01
دراسة القطاع والعمليات
قبل التصميم تُراجَع بنية الموردين وأنواع المستندات وتوزيع المواقع والاستثناءات والأنظمة وتوزيع المسؤوليات.
المرحلة 02
تحديد النطاق والرقابة
تُحدَّد العمليات والصلاحيات ومعايير التوثيق ومسؤوليات التصعيد ومعايير الجودة وساعات الخدمة والقرارات التي تبقى من اختصاص العميل.
المرحلة 03
تصميم الحل والكوادر
تُحدَّد الأدوار المخصصة أو المشتركة أو المختلطة والإشراف واللغات وملكية المعرفة والطاقة اللازمة.
المرحلة 04
التوثيق وتهيئة المنصات
تُجهَّز في البيئات المعتمدة الإجراءات وقوائم المستندات وأساليب المخاطبة ونماذج التقييم والصلاحيات والمواد وهيكل التقارير.
المرحلة 05
التدريب والمعايرة
قبل مباشرة العمل تُغطّى المعرفة التشغيلية ولغة المخاطبة ومعايير التوثيق ومسارات التصعيد وأمثلة الجودة.
المرحلة 06
مرحلة تجريبية محكومة أو انتقالية
تتحقق مرحلة تجريبية محدودة أو فترة انتقالية من اعتماد الموردين وضبط المستندات والإجراءات المالية والجودة والتقارير.
المرحلة 07
رفع الحجم
تتوسع تغطية المواقع والمشاريع والعمليات واللغات وفق الجاهزية والمتطلبات المتفق عليها.
المرحلة 08
التحسين المستمر
تُراجَع المهام المتكررة ونتائج الجودة والفجوات المستندية والمتراكم وملاحظات الأطراف المعنية.
تعتمد مدة كل مرحلة على عدد المواقع ودرجة تعقيد المستندات والربط بالأنظمة، وتُؤكَّد بعد دراسة المتطلبات.
لماذا Upstream
ما الذي تحصل عليه مؤسسات خدمات الطاقة
01
فرق إدارية تعرف القطاع
تُنظَّم أدوار الموردين والمستندات والشؤون المالية ومكتب الخدمة حول التشغيل الفعلي لكل مشروع.
02
حدود صلاحيات واضحة
تُحدَّد الإجراءات المسموح بها ومعايير التوثيق ومسارات التصعيد والقرارات المحفوظة للعميل قبل الإطلاق.
03
الجودة والحوكمة
تكشف المعايرة ومراجعة العيّنات وتحليل المتراكم ومتابعة الارتباطات نقاط الاختناق المتكررة.
04
تسليم مرن متعدد اللغات
تُضبط ساعات الخدمة واللغات ومتطلبات المواقع حول نطاق المشروع المتفق عليه.
قطاعات ذات صلة
التسليم والتغطية
01
المواقع والمشاريع والأسواق
تُحدَّد المواقع ونطاق المشاريع والمناطق الزمنية وساعات الخدمة لكل مشروع.
02
اللغات والإجراءات الإقليمية
تُنظَّم العمليات الإقليمية ومتعددة اللغات حول الإجراءات التشغيلية ومتطلبات الرقابة المتفق عليها.
03
أسلوب العمل
تحافظ معالجة البيانات والتواصل الخارجي وقواعد التصعيد على المعايير المعتمدة في كل منطقة.
الأسئلة الشائعة
أكثر ما يسأل عنه العملاء
إدارة الموردين والمستندات والفواتير والمشتريات ومكاتب الخدمة وسجلات الكوادر والدعم المالي والتقارير، وفق النطاق المتفق عليه.